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Scegliere il miglior gestionale aziendale: 8 aspetti da considerare

Quali sono gli aspetti da considerare per scegliere il miglior gestionale aziendale? Te ne elenchiamo 8 indispensabili!
miglior gestionale aziendale

Il software gestionale semplifica e automatizza tutti i processi aziendali: è una soluzione indispensabile per qualsiasi azienda. Ma quali sono gli aspetti da considerare per scegliere il miglior gestionale aziendale?

In quest’articolo ti parliamo di 8 aspetti essenziali nella scelta del gestionale per la tua azienda.

8 aspetti per scegliere il miglior gestionale aziendale

Innanzitutto partiamo col dire che sul mercato non esiste un gestionale migliore in assoluto, poiché ogni azienda ha necessità diverse.

Gli otto aspetti di cui parliamo per la scelta del gestionale aziendale sono:

  1. la personalizzazione,
  2. la gestione integrata dei processi aziendali,
  3. l’integrazione con altri software,
  4. la sicurezza dei dati,
  5. la tracciabilità delle operazioni,
  6. il software multipiattaforma e multiutente,
  7. la semplicità d’uso
  8. la scelta di un fornitore affidabile.

Iniziamo a vederli insieme.

1. Personalizzabile per le esigenze della tua azienda 

Il primo fattore di cui tener conto nella scelta del miglior gestionale aziendale è la personalizzazione. Molto spesso questo elemento è sottovalutato, ma è di fondamentale importanza: ogni realtà aziendale ha caratteristiche e strutture di business uniche e la tecnologia deve essere al servizio di queste caratteristiche. Non è l’azienda che deve adattarsi ai software, ma i software che devono soddisfare le esigenze dell’azienda.

Il gestionale acquisisce il suo valore solo quando soddisfa tutte le necessità specifiche dell’azienda, non solo le procedure standard come la contabilità.

Opta quindi per un gestionale:

  • Personalizzabile, capace di adattarsi alle tue esigenze e ai tuoi processi organizzativi;
  • Scalabile, in grado di adattarsi alla crescita aziendale e ai cambiamenti in modo semplice e veloce;
  • Accessibile su diverse piattaforme (computer, tablet, smartphone), interoperabili tra loro;
  • Modulare, capace di suddividere i flussi informativi in sottofunzioni (o pacchetti di funzioni) di modo da combinarli in base alle singole esigenze.

2. Gestione integrata di tutti i processi aziendali: ERP

Un ottimo gestionale aziendale deve garantire l’ottimizzazione di tutti i processi organizzativi, perciò deve contenere più procedure collegate. Scegliere software “a dipartimento” – ovvero ogni software si occupa di un’area aziendale – non è più funzionale, poiché solo l’integrazione di tutti i processi permette di gestire il business in modo efficace.

L’integrazione permette di far comunicare tutti i processi aziendali: contabilità, gestione finanziaria, vendite, acquisti, gestione magazzino, produzione, servizi ed assistenza, agenti, CRM, calendario, fatturazione elettronica.

Scegliere un gestionale ERP (Enterprise Resource Planning), soluzione scalabile e modulare, permette di coordinare tutti gli ambiti di un’impresa, tra cui:

  • Controllo e gestione finanziaria e contabile: primanota, scadenziari, liquidazioni iva, analisi finanziarie
  • Gestione delle vendite e degli acquisti: ciclo attivo e passivo completi con fatturazione
  • Controllo e Gestione magazzino
  • Gestione commesse
  • Controllo e Gestione agenti e tecnici
  • Gestione della produzione
  • Gestione dell’assistenza tecnica e servizi

3. Integrabile con altri software

Da considerare nella scelta del software gestionale è anche la possibilità di integrarlo con altri software o moduli. Ad esempio software di CRM per la gestione efficace dei contatti o di business intelligence per l’analisi di tutti i dati aziendali. Infatti oggi tutte le aree di un’azienda sono informatizzate, dalle risorse umane al reparto produttivo al reparto vendite.

Perciò è fondamentale dotarsi di un gestionale che permetta di stare al passo con la crescita dell’azienda, e che consenta di integrare diverse procedure: siti di ecommerce, procedure di controllo finanziario evolute, movimentazione automatica di magazzini, software specifici per la gestione della produzione. Questa è una scelta efficace in termini di produttività ed è una scelta lungimirante, che previene problematiche che gestionali troppo rigidi possono creare.

Le soluzioni che offrono maggior flessibilità sono quelle modulari – come un ERP – che permettono di personalizzare il gestionale con le funzioni che meglio rispondono alle esigenze dell’azienda.

4. Sicurezza dei dati 

Il miglior gestionale aziendale è quello che protegge i dati aziendali. La sicurezza è un tema fondamentale online e i dati sono un tesoro per ogni impresa, poiché aiutano nell’analisi dell’andamento aziendale e permettono di orientare le decisioni. Vanno quindi gestiti in modo corretto.

Il software gestionale contiene dati sensibili: dai dati aziendali interni come costi, listini, fatturati, bilanci, banche, a quelli dei clienti e dei fornitori, alle procedure di produzione ed altro. Perderli o metterli a rischio comporta problemi non indifferenti sia in termini di produttività sia in termini legali.

Dunque presta molta attenzione e scegli una soluzione che garantisce la sicurezza dei dati contenuti, in linea con le direttive del GDPR.

5. Tracciabilità di tutte le operazioni 

Tra gli aspetti da considerare nella scelta del miglior gestionale aziendale c’è anche la tracciabilità di tutte le operazioni. È fondamentale, infatti, controllare ogni aspetto legato ad ogni singola attività: chi deve compierla, come va eseguita e quando è la scadenza.

In questo modo tieni traccia di ogni fase di un progetto di investimento, rilevi scostamenti dai piani e verifichi eventuali criticità così da intervenire quanto prima, nel modo più opportuno e tempestivo. Per farlo è possibile integrare il gestionale con un software di workflow, che consente di strutturare i flussi delle attività indicando gli utenti che le devono svolgere.

6. Multipiattaforma e multiutente 

Come abbiamo già visto, è importante che il gestionale sia accessibile, e dunque multipiattaforma e multiutente. Deve garantire l’operatività su diversi sistemi operativi e su diversi dispositivi, dal computer al tablet allo smartphone, permettendo a più utenti di poter accedervi contemporaneamente.

Questo consente di condividere i dati (finanziari, di redditività, di mercato, attuali e storici) su più device e postazioni, in modo semplice e dinamico, avendoli sempre disponibili per ogni necessità. In questo modo potrai conoscere in ogni istante le performance della tua impresa.

7. Intuitivo e semplice da usare  

Oggi non è né funzionale né pensabile investire tempo, denaro e risorse per lavorare con software rigidi e macchinosi da gestire. I ritmi di lavoro sono sempre più serrati ed è importante che la tecnologia facili le attività lavorative, senza complicarle né rallentarle.

Perciò vanno scelte soluzioni gestionali intuitive e semplici da usare, ovvero usabili, che richiedono poco tempo di formazione e che consentono un utilizzo migliore del programma stesso. È importante che il software garantisca aggiornamenti costanti dal punto di vista tecnologico, grafico e della facilità d’uso.

8. Fornitore affidabile

 Ultimo aspetto da valutare nella scelta del miglior gestionale aziendale è l’esperienza e l’affidabilità del fornitore. Un software gestionale, infatti, non è una soluzione statica ma un progetto in movimento: è fondamentale che ci sia una struttura di professionisti capaci di garantire solidità e continuità. 

Affidarsi a una realtà solida permette di avere un software sviluppato e supportato per lungo tempo, aggiornamenti rapidi e puntuali, competenze tecniche e funzionali di programmatori, esperti tecnici e gestionali che hanno maturato esperienza sul campo e nel corso di anni, confrontandosi con molti clienti e realtà differenti.

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