Quando si parla di digitalizzazione dei processi aziendali, in molti casi le aziende pensano semplicemente all’eliminazione della carta. In realtà non è così.
In quest’articolo parliamo del significato di digitalizzazione, vedendo quali sono i suoi vantaggi e quali gli strumenti da usare.
Cosa è la digitalizzazione dei processi aziendali
Il processo tecnologico ha coinvolto il mondo delle aziende anche attraverso il fenomeno della digitalizzazione dei processi aziendali. Tuttavia, come dicevamo, ancora oggi molti imprenditori e aziende pensano che digitalizzare significhi semplicemente convertire documenti cartacei in documenti elettronici per conservarli nell’archivio (dematerializzazione).
In realtà la digitalizzazione è un processo più complesso, rientra nell’ambito della digital transformation e richiede un cambio di organizzazione aziendale.
La digitalizzazione dei processi aziendali (o digitalizzazione aziendale) richiede infatti l’uso delle tecnologie digitali e dei dati (digitalizzati e nativamente digitali) per ottimizzare e migliorare le attività, trasformare i processi aziendali (e non solo digitalizzarli) e creare il giusto ambiente per il business digitale.
La digitalizzazione aziendale va quindi oltre la dematerializzazione dei documenti e coinvolge tutti i processi di un’azienda. Per questo è fondamentale far chiarezza su priorità e obiettivi, definendo criticità, urgenze e obiettivi attraverso analisi approfondite. Solo così ci si può muovere verso una migliore organizzazione delle attività, individuando il software di gestione documentale più adatto alle esigenze specifiche.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali
La digitalizzazione delle imprese è fondamentale poiché aiuta a migliorare l’efficienza dei processi aziendali e il funzionamento dell’attività.
Innanzitutto la digitalizzazione è dematerializzazione, permette di conservare, archiviare e recuperare i documenti, eliminando la carta; questa scelta rende l’azienda più efficiente e anche sostenibile (non dimentichiamoci che la sostenibilità oggi è un argomento a cui clienti e aziende presentano molta attenzione).
Un’azienda che digitalizza i propri processi ottiene una mappatura completa e reale delle proprie attività, riuscendo quindi a intervenire con azioni correttive sulle performance e sul flusso di lavoro. Così è più semplice agire per migliorare il coordinamento tra le varie unità aziendali, riuscendo a:
- Prendere decisioni razionali su dati in tempo reale
- Condividere le informazioni
- Ridurre i tempi per il raggiungimento degli obiettivi
- Ridurre le tempistiche e gli sprechi delle risorse
Migliora la comunicazione interna
La digitalizzazione aziendale permette di creare una migliore collaborazione e flusso di lavoro tra dipendenti e collaboratori. Migliora l’efficienza dei processi e la flessibilità, e dà vita a nuovi modelli di business con workflow automatizzati.
In questo contesto è molto importante far comprendere ai propri collaboratori l’importanza del processo di digitalizzazione e il passaggio da un vecchio a un nuovo modello di business, fornendo anche occasioni di formazione adeguata.
Migliora la capacità di prendere decisioni
La digitalizzazione aiuta a prendere decisioni migliori in tempi più brevi, attraverso l’uso dei processi di collaborazione, automazione e gestione dei dati alla base della digital transformation.
Digitalizzare i processi aiuta quindi a raggiungere gli obiettivi aziendali, ad essere competitivi e a seguire l’andamento del mercato.
Gli strumenti della digitalizzazione aziendale
La digitalizzazione aziendale si realizza attraverso l’uso di strumenti e tecnologie digitali che consentono di ottimizzare i processi aziendali. Un software di gestione documentale offre diverse funzionalità principali, tra cui:
- Automazione dei flussi di lavoro
- Archiviazione elettronica ad accesso autenticato per la conservazione e consultazione di documenti condivisibili in tempo reale
- Gestione di anagrafiche, ordini, fatture, contratti e ticket
Tre sono le caratteristiche fondamentali che deve avere per essere funzionale ed efficace:
- Personalizzazione: ogni azienda è diversa dalle altre, ha le sue necessità e i suoi specifici processi organizzativi. Per questo anche in relazione alla digitalizzazione è fondamentale scegliere soluzioni in grado di adattarsi ad esigenze specifiche.
- Scalabilità: ovvero la capacità dei software di adattarsi alla crescita dell’azienda. Un’azienda non rimane costante nel tempo; per questo è bene dotarsi di soluzioni che possono accompagnare i cambiamenti aziendali in modo semplice e veloce.
- Accessibilità: questo è un altro aspetto da considerare. L’azienda deve garantire l’accesso ai documenti su diverse piattaforme: computer, tablet, smartphone. Inoltre è fondamentale l’interoperabilità delle soluzioni, ovvero i device devono comunicare tra loro, rendendo la comunicazione aziendale fluida ed efficiente.
Software documentale per la digitalizzazione
Per digitalizzare fondamentale è il software di gestione documentale.
Questi software – come il nostro Rapido-ECS® – consentono di semplificare l’ingente workflow di un’azienda, unendo dati provenienti da sistemi diversi (tra cui dematerializzazione e PEC) e permettendo un accesso immediato alle informazioni.
Permettono inoltre di mappare i processi aziendali, connettendo persone e attività, definendo collegamenti e sequenze operative che automatizzano la condivisione di documenti e progetti.
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