Kokous - Logiciel de gestion des visiteurs

Gérer efficacement l'accès des visiteurs dans votre entreprise

Une bonne gestion des visiteurs dans votre entreprise garantit la sécurité et la confidentialité de vos espaces commerciaux et évite de faire attendre inutilement des clients potentiels.

DueEsseTi propose une solution basée sur Kokous®, logiciel de gestion des visiteurs, qui permet un accueil efficace et automatisé des visiteurs .

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Gestion des visiteurs : pourquoi le contrôle d'accès est important

Sécurité et contrôle de toutes les entrées des locaux

Pour une entreprise, en particulier une grande entreprise, il est essentiel d'accueillir rapidement les visiteurs, de vérifier qui se trouve dans ses locaux et d'organiser des réunions à l'heure.

Les systèmes de gestion des visiteurs (également connus sous le nom de gestion des visiteurs) vous permettent de garder une trace des visiteurs qui accèdent à votre entreprise.

En automatisant l'enregistrement, l'identification et l'autorisation d' accès, ils assurent la gestion efficace des espaces de l'entreprise et la sécurité des employés et des visiteurs.

Quelques captures d'écran du logiciel

Gestion des visiteurs kokous1 — Le premier e-mail après la création de la réunion
est adressé par défaut à tous les participants, contient les détails de l'invitation
et le rendez-vous pour le calendrier du client de messagerie.

gestion des visiteurs-kokous2 — Le deuxième e-mail, par défaut réservé aux visiteurs,
contient en outre des instructions sur la manière de s'y rendre

gestion des visiteurs-kokous3 — Une tablette
est placée à proximité de chaque salle de réunion, permettant à l'utilisateur de voir si une réunion est en cours à ce moment-là
et de **vérifier l'occupation des salles** pour la journée en cours.

gestion des visiteurs-kokous4 — Dans les créneaux disponibles, l'utilisateur peut **programmer un rendez-vous**
(réunion unique ou conférence téléphonique), en invitant les participants déjà présents dans le registre
et en définissant les modalités d'invitation par e-mail.

gestion des visiteurs-kokous5 — L'utilisateur invité peut **effectuer la procédure d'enregistrement de manière indépendante**
via l'application Kiosk installée sur un totem dédié.

gestion des visiteurs-kokous6 — QR-code pour l'enregistrement
où l'on vérifie la **validité de l'invitation**, et
où l'on vérifie que l'heure d'arrivée est compatible avec le rendez-vous.

gestion des visiteurs-kokous7 — Le visiteur (selon les paramètres du lieu)
peut **s'enregistrer de manière autonome**, en saisissant ses informations,
la personne de contact responsable et l'heure de sortie prévue.

gestion des visiteurs-kokous8 — Les réceptionnistes, à partir de la page "journal d'activité",
ont la possibilité de **vérifier l'historique des entrées et des sorties, les documents signés**
et les actifs assignés au cours des derniers jours.

gestion des visiteurs-kokous9 — En passant à la caisse, le **visiteur clôt le processus de visite**
entamé à son arrivée dans l'entreprise par la lecture du Qrcode
apposé sur le badge ou l'invitation temporaire.

Systèmes de gestion des visiteurs : ce qu'ils vous permettent de faire

Stocke toutes les données dans un seul logiciel

Les systèmes de gestion des visiteurs simplifient la gestion des entrées en stockant les accès et les séjours (dans le respect des règles de confidentialité du GDPR). Toutes les données sont collectées dans un seul logiciel, ce qui réduit les coûts de gestion et élimine l'utilisation du papier.

Les systèmes permettent

Enregistrer l'entrée et la sortie des visiteurs occasionnels et périodiques

Accès à tout moment aux données des personnes présentes dans l'entreprise

Obtenir des rapports contenant la liste des visiteurs sur les sites et consulter leur historique.

Kokous® : gestion numérique des visiteurs et salles de réunion

Accueillir les visiteurs rapidement et efficacement

Kokous® est le logiciel qui rend l'accueil numérique : il permet de gérer l'accueil, l'enregistrement et le séjour des visiteurs dans les locaux sans intervention du personnel.

L'accès devient automatique et autonome: en s'inscrivant, le visiteur génère un badge rapidement et facilement ; l'enregistrement se fait par invitation électronique et par balayage d'un code QR.

Les accès et les séjours sont stockés et toujours accessibles pour le contrôle des présences.

Kokous® permet également d'utiliser des salles de réunion et des salles de classe pour des réunions.

Travail hybride : outils pour le travail collaboratif hybride

Gestion efficace du travail à domicile et sur site

Le service "Hybrid Working" facilite la gestion de tous les aspects logistiques et organisationnels du travail hybride: il combine les avantages du travail à domicile avec la dimension collective et relationnelle sur site.

Il fournit un poste de travail ergonomique pour travailler à domicile, un portail web, des applications iOS/Android et Kokous HW, un dispositif sur site pour enregistrer les accès et les présences.

Grâce au portail, il est possible de réserver des bureaux, des salles de réunion et des pupitres et d'organiser des réunions avec des collègues, des clients et des fournisseurs. Une fois sur place, Kokous HW identifie l'utilisateur et lui permet d'accéder au site par code QR .

Gérez votre accueil de manière organisée et efficace avec le logiciel de gestion des visiteurs Kokous !

Contactez-nous : notre responsable commercial vous présentera Kokous® et son potentiel.